传统的纸张作为信息媒介存在着巨大的浪费。例如在图书的流通中，成千上万册的书经过印刷、存储、运输、批发、销售等环节后才能送到读者面前。这样不仅成本巨大，资源浪费，而且环节众多，流通不便。同时造成的后果是，大量堆积的纸张难以管理和保存，信息无法检索和查找，更谈不上信息的传播和增值。Interent使得信息传播方式发生了变革，海量的信息可以通过低廉的传输成本在网络上传送，用户可以有选择性地获取和使用自己需要的内容。电子化的信息数据不仅节约了传播的成本，同时加快了信息的增值，因此信息资料的数字化成为未来信息社会的基本需要。
　　数字文档，就是将传统的纸张文档通过纸张扫描、图像优化、压缩归档等数字化技术加工成电子化的信息数据。将数字文档进行高质量保存和管理，实施知识增值，并提供在广域网上高速横向跨库连接的电子存取服务。数字文档的特点是：收藏数字化、操作电脑化、传递网络化、信息存贮自由化、资源共享化和结构连接化。
　　数字文档系统应具有以下功能要素：
1. 快速的信息获取手段，支持以工业流水线的方式将大量的媒介信息快速电子化。
2. 支持各种表现形式，文字、图像、声音、视频等。
3. 快速的加工和装订手段，将信息快速录入资源库。
4. 开放的系统，保护以往的投资和将来的扩展性。
5. 灵活高效的资源管理手段。
6. 较高可用性，能适应高负荷INTERNET访问能力。
7. 安全保护，确保数字文档的长期安全保存。
8. 方便的检索与查询。